No post anterior falei sobre a importância
da comunicação para um trabalho em equipe, seja em um escritório, multinacional
ou mesmo numa igreja. Aqui vou dar cinco passos para estabelecer as dicas que
dei acima em uma comissão de igreja (que é a minha área), mas que pode ser
usada em ambientes empresariais (com as devidas adaptações) .
São cinco os passos que você precisa para
estabelecer uma boa comunicação dentro da sua comissão.
1º Passo – Documente e compartilhe todas as informações
de contato de todos os membros da comissão. Telefone, celular, e-mail e mesmo o
Facebook, são todas ferramentas poderosas para a troca de informação. Após essa
parte, defina um escopo geral do projeto para a igreja. Ponto de partida e para
onde queremos chegar.
2º Passo – Definir consensualmente uma programação de
reuniões compatível com a natureza do projeto e da igreja. Geralmente se tem
uma reunião por mês, mas nada impede de uma reunião extra para eventos como
Semana Santa, Colheita de Primavera, Semana da Família...
3º Passo – Todas as reuniões devem ter uma pauta clara.
Como pastor sou contra discutir qualquer coisa em uma comissão de igreja que
não havia sido pautada com antecedência. Além disso, todos os coordenadores de
projetos dentro da igreja deveriam ter em mãos seus planos, metas atingidas,
objetivos a cumprir especificadas e ou novos planos de ação.
4º Passo – Usar e-mail com frequência para manter toda
a comissão atualizada com relação aos projetos adotando um formato uniforme e
de mensagens curtas. Isso vai dar uma velocidade maior em todas as comissões,
pois quando um assunto entrar na discussão, todo mundo já esta sabendo do que
esta acontecendo.
5º Passo – Ao avaliar os prós e contras das questões e
ideias, lembre-se de separar a pessoa das questões e ideias na discussão.
Avaliem as ideias com mérito na sua formulação e capacidade de trazer a
congregação os resultados esperados.
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